במציאות הנוכחית הצורך להמיר קבצי PDF לוורד ואקסל הפך לחלק בלתי נפרד משגרת העבודה והחיים האישיים. אולם, דו"ח מטריד שפורסם לאחרונה על ידי חברת הסייבר הישראלית Experis Cyber, בהתבסס על התראה רשמית של ה-FBI, חושף נקודת תורפה משמעותית הטמונה בשימוש בשירותי המרת קבצים מקוונים וחינמיים. דו"ח זה מצביע על כך שמאחורי הנוחות והנגישות של שירותים Read more about סכנה: האקרים מנצלים ממירי PDF כדי לשים יד על המידע שלכם[…]
כמות הניירת המצטברת בעסקים הולכת וגדלה, ועם הזמן נדרש שטח אחסון רחב שמעמיס על ההוצאות הנדרשות עבור משרדים. הפתרון היעיל והחסכוני ביותר הוא מעבר לארכיון דיגיטלי – באמצעות סריקת מסמכים ולאחר מכן גריסתם, אפשר לפנות שטחים, לחסוך בהוצאות ולייעל את ההתנהלות הפנים-ארגונית. עם התחלת פרויקט סריקת מסמכים בארגון, חשוב לבחור בסורק מתאים, המותאם לדרישות היקף Read more about סריקת מסמכים בכפר סבא[…]
מגפת הקורונה הובילה עסקים רבים לשנות את תפיסת העבודה המסורתית ואת היחס למקום העבודה המוגדר. במקום שהעובדים יגיעו למשרד מדי יום, התפיסה החדשה מעודדת עבודה מרחוק – בין אם מהבית או מכל מקום אחר עם חיבור אינטרנט ומחשב נייד. העולם הגלובלי מאפשר לעובדים להיות פרודוקטיביים ויעילים גם כשאינם במשרד, אך לעיתים קיים קושי בתפקידים הדורשים Read more about סריקת מסמכים לעסק[…]
"משרד ללא נייר" מבטא מצב בו המשרד מתנהל כאשר כל המסמכים המיוצרים בו (ומסמכים שיוצאים החוצה) הם דיגיטליים בלבד, ואילו המסמכים הנכנסים אליו עוברים סריקה, הופכים להיות קבצים דיגיטליים בעלי שם ייחודי, ומשולבים במערכת ניהול מסמכים. כל תהליך הטרנספורמציה ממסמך נייר למסמך דיגיטלי מתבצע ברקע, מאחור, באופן שקוף, עד כדי כך שלא ניתן לראות ניירות בשום מקום במשרד. Read more about חברת סריקה למסמכים[…]
כדי לבנות ארכיון דיגיטלי לניהול המסמכים של הארגון, מומלץ לבדוק מספר אופציות לפני החלטה על המערכת המתאימה. בהנחה שביצעת כבר סריקת מסמכים בלשכת שירות לסריקת מסמכים וכדי שתקבל מושג על הנקודות החשובות במערכת ארכיב דיגיטלי חשוב שתענה על השאלות הבאות: – האם אתה מעוניין לנהל את מסמכי הארגון כמערכת סגורה ללא גישה מבחוץ, או כמערכת עם גישה מהאינטרנט? Read more about ארכיון דיגיטלי לניהול מסמכים[…]
ניהול מסמכים בארגון מאפשר לעובדים, להנהלה ללקוחות ולספקים ליהנות מיתרונות רבים. קחו לדוגמה חברה המייבאת ומייצרת צבעים לתעשייה. החברה מפעילה ארבעה סניפים המהווים נקודות אספקה ללקוחות: סניף במרכז, סניף בצפון, סניף בדרום וסניף בירושלים. כל סניף כזה מייצר כמויות גדולות מאוד של נייר לאורך החודש. בנוסף, כאשר תעודות המשלוח חוזרות חתומות על ידי הנהגים, כמות הנייר מכפילה את Read more about חברת סריקה לקלסרים[…]
אנשים רבים השומעים את המושג "משרד ללא נייר", אינם יודעים שהרעיון לכך התחיל כבר לפני עשרות שנים, הרבה לפני הופעת האינטרנט ושפע הגאדג'טים בהם אנחנו משתמשים כיום. בשנים הראשונות להופעת רעיון ה"משרד ללא נייר" היו תמימים רבים שהאמינו שתוך עשור ייפסק השימוש בנייר כמעט כליל וכל ארגון ומשרד יהיה נטול נייר. ובאמת, מדוע יש צורך Read more about משרד ללא נייר[…]
ארגונים ועסקים מחויבים רגולטורית לשמירת מסמכים לתקופה של לפחות שבע שנים, הם צוברים כמויות רבות של קלסרים כך ששטחי משרד המיועדים למטרות עסקיות מכניסות, הופכים למקומות אחסון. ארגונים המעבירים את הקלסרים לאחסון בבתי ארכיב, אמנם חוסכים את שטחי המשרד אך מנגד הם רושמים הוצאה שנתית גדולה על אחסון המסמכים. סריקת קלסרים ושילובם במערכת ניהול מסמכים Read more about סריקת מסמכים לעסקים[…]
ניהול מסמכים דיגיטלי חוסך לארגון זמן, מקום וכסף ויש לו השפעה חיובית על הסביבה. עובדים "מבלים" בממוצע כמעט 20% מזמנם בחיפוש אחר מידע הנמצא בהודעות דואר אלקטרוני, מסמכים, פקסים, קלסרים, דיסקים וארונות תיוק. מנהלים "מבלים" בממוצע שבועיים בשנה בחיפוש או המתנה למסמכים שתויקו במקום הלא נכון או מסמכים שנעלמו. סקאנבוק מסירה מהארגון את כאב הראש Read more about ניהול מסמכים אלקטרוני[…]
במשך שנים, עסקים רבים העריכו כי בלתי אפשרי ליישם מערכת ניהול מסמכים שאינה דורשת התערבות ידנית כלשהי. מסתבר שכאשר מבצעים סריקת מסמכים ומשלבים אותם בתוכנה לניהול מסמכים, ניתן לקבל זיהוי אוטומטי של נתוני המסמך עם מינימום הקלדת נתונים ידנית. התוכנה לוכדת את הנתונים הרלוונטיים מהמסמך ומנתבת אותו לתיקיה המתאימה באופן אוטומטי. לדוגמה, שדות בחשבונית כגון Read more about שירותי סריקת וניהול מסמכים[…]