"משרד ללא נייר" מבטא מצב בו המשרד מתנהל כאשר כל המסמכים המיוצרים בו (ומסמכים שיוצאים החוצה) הם דיגיטליים בלבד, ואילו המסמכים הנכנסים אליו עוברים סריקה, הופכים להיות קבצים דיגיטליים בעלי שם ייחודי, ומשולבים במערכת ניהול מסמכים. כל תהליך הטרנספורמציה ממסמך נייר למסמך דיגיטלי מתבצע ברקע, מאחור, באופן שקוף, עד כדי כך שלא ניתן לראות ניירות בשום מקום במשרד.
כדי שמשרד סטנדארטי יתחיל להתנהל ביום יום ללא נייר, על ההנהלה והעובדים לנקוט מספר פעולות, אבל בראש וראשונה חשוב להדריך את העובדים וללמדם כיצד הופכים מסמכי נייר לקבצים דיגיטליים, ומקפידים לבצע את המתודולוגיה של "משרד ללא נייר" באופן קבוע. עבודה במתכונת "משרד ללא נייר" (או "משרד דיגיטלי") מאפשרת הקטנת עלויות התפעול של המשרד בפרמטרים רבים. במקום שעובדים ישקיעו דקות ארוכות (ולפעמים שעות) בחיפוש מסמכים הנדרשים מידי פעם, לחיצת כפתור בתוכנת ניהול המסמכים הארגונית תאפשר להם לשלוף את המסמך הרצוי בשניות ספורות.
השקעה של שעות ארוכות בתיוק המסמכים הנכנסים למשרד בקלסרים המתאימים עולה כסף רב והאלטרנטיבה הפשוטה היא סריקת מסמכים על בסיס יום יומי (ואם יש מעט מסמכים אז אחת לשבוע) ושילובם בתוכנה. ברגע שהמסמכים נסרקו, קיבלו שמות מתאימים ושדות מפתח, ניתן לרכז אותם בקרטון ולשלוח לגניזה. אופן הסריקה והמיפתוח נקבע בהתאם למסמך עצמו. לדוגמה: מסמכים המכילים ברקוד יכולים להיסרק ולקבל שם בהתאם לתווי הברקוד. לאחר הסריקה המסמך נשלח אוטומטית לתיקיה המתאימה במחשב. מסמכים המכילים מגוון נתונים צריכים להיסרק כאשר אחראי הסריקה מקליד מספר מילות שדות מפתח שיסייעו בהגדרת המסמך וביכולת לאתר ולשלוף אותו בהתאם לנתונים שהוקלדו (כגון תאריך, שם, נושא המסמך וכו'). דרך נוספת היא סריקת מסמכים ברמת הקלסר. כל קלסר נסרק לקובץ PDF אחד ששמו זהה לטקסט הכתוב על הקלסר.
סקאנבוק, לשכת סריקה (לשכת שירות לסריקת מסמכים) מספקת שירותי סריקה למשרדים, חברות וארגונים. סקאנבוק מציעה שירותי סריקה על בסיס שבועי, חודשי או שנתי כאשר הלקוח מעביר את המסמכים אלינו ללשכת סריקה (או שאנשינו עוברים לאיסוף המסמכים מהלקוח) ומקבל בחזרה קבצים דיגיטליים הזהים למקור. לאלה הדורשים אבטחת מידע מקסימלית ואינם יכולים להוציא את המסמכים החוצה, סקאנבוק שולחת צוות של שני אנשי סריקה אליכם למשרד, כולל ציוד מחשוב וסריקה, וביצוע הסריקה אליכם ברמת אבטחה גבוהה.
להזמנת שירות לסריקת מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060