מגפת הקורונה הובילה עסקים רבים לשנות את תפיסת העבודה המסורתית ואת היחס למקום העבודה המוגדר. במקום שהעובדים יגיעו למשרד מדי יום, התפיסה החדשה מעודדת עבודה מרחוק – בין אם מהבית או מכל מקום אחר עם חיבור אינטרנט ומחשב נייד. העולם הגלובלי מאפשר לעובדים להיות פרודוקטיביים ויעילים גם כשאינם במשרד, אך לעיתים קיים קושי בתפקידים הדורשים גישה למסמכי הארגון הפיזיים. לכן, במקרים רבים הדרך להבטיח גישה בטוחה היא באמצעות סריקת מסמכים לקבצים דיגיטליים ואחסונם בענן מאובטח, שם העובדים יכולים לגשת אליהם בבטחה ובנוחות.
למה חשוב לסרוק את המסמכים?
כדי להבטיח גישה נוחה ומאובטחת למסמכים מכל מקום, ארגונים רבים עברו בשנים האחרונות לתהליך דיגיטציה ולהפחתת שימוש בניירת. סריקת מסמכים לקבצי PDF מאפשרת לעובדים גישה מהירה לקבצים דרך מערכות ניהול מסמכים, ובמקום שהמסמכים יצברו קלסרים במשרד – הם זמינים בלחיצת כפתור. דיגיטציה שוטפת מקטינה את עלויות האחסון, מקצרת זמני חיפוש מסמכים ושומרת על המידע מוגן, גם במקרה של נזק פיזי למסמכי המקור כמו הצפה או שריפה.
מה כדאי לסרוק?
כמעט הכל: החל ממסמכי הנהלת חשבונות, תעודות משלוח, חשבוניות ספקים, דרך דוחות טכניים, הזמנות ורשומות ועד לחוברות וספרים. כל אלה הופכים לזמינים באופן דיגיטלי, מה שמאפשר לארגון לעבוד ביעילות גבוהה יותר ולהגן על המסמכים הקריטיים מכל מקום ובכל זמן. במיוחד כאשר הצורך הוא גישה מרחוק, פתרונות סריקה הם הדרך לשמר ולנהל את המידע בצורה נגישה ומאובטחת.
יתרונות עבודה במודל דיגיטלי לעובדים מרחוק
במודל עבודה מרחוק, כל היתרונות הופכים מובהקים יותר: כל עובד בעל הרשאות יכול לגשת למסמכים הנחוצים לו מבלי לחשוש מאובדן מידע או מגבלות ניירת. הדיגיטציה לא רק מקצרת את זמני האיתור והשליפה, אלא מאפשרת לנתח את המידע הארגוני בצורה מדויקת ויעילה. התוצאה היא סביבת עבודה שבה כל המסמכים הדיגיטליים מתנהלים לפי כללי ארגון מאובטח ושמירה על כללי סודיות מחמירים.
חיסכון עצום בזמן ובמשאבים באמצעות דיגיטציה
כאשר המסמכים נגישים ונמצאים במרחק קליק, ארגונים חוסכים את הזמן שהיה מתבזבז באיתור מסמכים ישנים או בחיפוש נתונים חשובים בארכיבים פיזיים. הגישה המהירה מקצרת זמני עבודה משמעותית, מייעלת את תהליכי קבלת ההחלטות, ויוצרת מקום עבודה שבו ניתן לאתר, לשתף ולעבד מסמכים באופן מיידי. במקביל, הדיגיטציה מאפשרת לעובדים להקדיש יותר זמן למשימות ערכיות ומורכבות, שדורשות את יכולת הניתוח והמקצועיות שלהם.
שירותי סריקה בהתאמה אישית מבית ScanBook
ScanBook מתמחה במתן שירותי סריקה מקצועיים, המותאמים לצורכי הלקוחות העסקיים והפרטיים. בין אם מדובר בסריקת מסמכים כללית לקבצי PDF או סריקה מקצועית הכוללת סריקת קלסרים גדולים, סריקת ספרים, מסמכים טכניים או חוברות – אנו מציעים שירותים המותאמים אישית לצורכי הלקוח, כולל אפשרות סריקה מאובטחת באתר הלקוח במשרדכם.
הצעד הבא שלך – לעבור לדיגיטציה עם ScanBook
נמאס לך מהעומס והבזבוז בניירת? עם פתרונות הסריקה של ScanBook תוכל להפוך את הארגון לדיגיטלי ולשחרר את המשרד מניירת עודפת, להגביר את האבטחה ולפשט את הניהול השוטף. צור קשר עוד היום והתחל להנות משירות מקצועי, מהיר ובטוח – לעתיד יעיל וחכם יותר.
לקבלת מידע נוסף על השירות לסריקת מסמכים חייג 054-5880060