אנשים רבים השומעים את המושג "משרד ללא נייר", אינם יודעים שהרעיון לכך התחיל כבר לפני עשרות שנים, הרבה לפני הופעת האינטרנט ושפע הגאדג'טים בהם אנחנו משתמשים כיום. בשנים הראשונות להופעת רעיון ה"משרד ללא נייר" היו תמימים רבים שהאמינו שתוך עשור ייפסק השימוש בנייר כמעט כליל וכל ארגון ומשרד יהיה נטול נייר.

ובאמת, מדוע יש צורך בנייר? רובנו מתקשרים בדוא"ל – בין אם יש לנו צורך במסמך מהבנק או כל חברה מסחרית אחרת, אנחנו כבר לא צריכים נייר. קבצים בפורמט PDF משקפים באופן דיגיטלי את הנייר המקורי, הם נשלחים במייל במהירות ואינם עולים מאומה. יחד עם זאת חשוב לומר שאנחנו יכולים לעשות כחברה הרבה יותר כדי לממש את הרעיון במלואו.

חברת מחקר אמריקאית בתחום ניהול המסמכים גילתה כי בארה"ב לבדה משתמשים ב- 127 מליארד גיליונות נייר בשנה, כאשר כל אדם משתמש בממוצע בכ- 400 גיליונות. מחקרים שנעשה לאחרונה בבריטניה הראו כי עובד משרד ממוצע משתמש ב- 833 גיליונות נייר לחודש. למרות שמובילי מהפיכת ה"משרד ללא נייר" חשבו שבימינו לא יהיה יותר שימוש משרדי בנייר, המציאות מוכיחה שזה לא קורה.

למרות שאיננו יכולים לראות את חיינו בעתיד הקרוב ללא נייר, מוטלת החובה על כל אחד מאיתנו להפחית את השימוש בנייר ולעשות שימוש בתחליפים דיגיטליים. משרד המעוניין לבצע מעבר לעבודה דיגיטלית ב"משרד ללא נייר"  ולחסוך כסף, יכול לעשות זאת בעצמו או להיעזר בחברה לניהול מסמכים שתספק לו שירות כולל. לשכת שירות לסריקה תסרוק את המסמכים ותייצר מהם קבצים ברי חיפוש.

כדי להתחיל לצמצם את השימוש בנייר יש לעבור תהליך המתחיל בהגדרת הצרכים, בניית אבני דרך להוצאת התהליך לפועל, אפיון ובחירת תוכנה לניהול מסמכים, ביצוע הליך של סריקת מסמכים (בין אם באמצעות עובדי המשרד וציוד סריקה שיירכש לשם כך, או באמצעות הזמנת שירותי סריקה אצל חברה לסריקת מסמכים), הגדרת תיקיות לאחסון הקבצים הסרוקים ועוד ועוד.

להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060