ארגונים ועסקים מחויבים רגולטורית לשמירת מסמכים לתקופה של לפחות שבע שנים, הם צוברים כמויות רבות של קלסרים כך ששטחי משרד המיועדים למטרות עסקיות מכניסות, הופכים למקומות אחסון. ארגונים המעבירים את הקלסרים לאחסון בבתי ארכיב, אמנם חוסכים את שטחי המשרד אך מנגד הם רושמים הוצאה שנתית גדולה על אחסון המסמכים.

סריקת קלסרים ושילובם במערכת ניהול מסמכים לאחר שכל מסמך (או קלסר) קיבל שם ייחודי, מאפשרת שליפה מהירה כאשר יש בו צורך. במקום לנבור שעות בחיפוש אחר מסמך כלשהו, מקלידים מילת חיפוש באופן אינטואיטיבי ומיד מוצאים את המסמך הנדרש.
תוכנה לניהול מסמכים אלקטרוניים (כולל תמונות סרוקות, קבצי מייל, פקס, אופיס וכדומה) מספקת מגוון יתרונות לארגון.
להלן כמה מהם:

– ביטחון מרבי, יכולות לביקורת, השוואת גרסאות, מינימום תקלות הקשורות למסמכים
– גיבוי למקרי אסון, יכולת שליפה מהירה של כל מסמך, הפחתת טעויות בגלל אבדן
– גישה מיידית למסמכים מכל מקום בעולם על ידי מספר משתמשים, חסכון בזמן איתור המסמכים
– עמידה בתקנות לשמירה בטוחה של מסמכים אלקטרוניים

ארגונים העובדים עם תוכנות ניהול מסמכים מאפשרים הן לעובדים והן ללקוחות והספקים יכולת עבודה באופן אוטומטי ומזרזים את התהליכים. זה בא לידי ביטוי בתהליך קליטת חשבוניות חיצוניות, קליטת הזמנות, טפסים, תעודות משלוח וכדומה. זה משמעותי גם בהעברת המידע על המסמך לחוליות הבאות בשרשרת (כגון העברת תעודות משלוח חתומות מהמחסן להנהלת חשבונות), ולמעשה זה בא לידי ביטוי כמעט בכל תהליך הנשלט על ידי זרימת מסמכים בין אנשים או מחלקות בארגון.

סריקת מסמכים ושילובם בתוכנה לניהול מסמכים מאפשרת גם ללכוד נתונים באופן אוטומטי (בעזרת רכיב OCR) לתת לו שם או תיוג אוטומטי ולשגר אותו באופן אוטומטי לתיקיה המתאימה עבורו. וכל זאת ללא מגע יד אדם, למעט תהליך הסריקה. ארגון העובד עם מנגנון אוטומטי לתיוק ושליפת המסמכים שלו, חוסך כסף רב לעומת ארגונים העובדים באופן ידני. החיסכון הכספי יכול להיות מתורגם למחירים תחרותיים יותר ולהגדלת ההכנסות.

סקאנבוק מתמחה בשירותי סריקת מסמכים מקצועית והפיכתם לקבצים דיגיטליים המשולבים בתוכנת ניהול מסמכים בארגון. לאחר הסריקה אנו גורסים את המסמכים לפתיתי נייר קטנטנים בגודל 15*2 מ"מ בתקן בטחוני DIN 4 כמקובל במשרדי הממשלה ובגופי בטחון שונים.

להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060