כדי לבנות ארכיון דיגיטלי לניהול המסמכים של הארגון, מומלץ לבדוק מספר אופציות לפני החלטה על המערכת המתאימה. בהנחה שביצעת כבר סריקת מסמכים בלשכת שירות לסריקת מסמכים וכדי שתקבל מושג על הנקודות החשובות במערכת ארכיב דיגיטלי חשוב שתענה על השאלות הבאות:

– האם אתה מעוניין לנהל את מסמכי הארגון כמערכת סגורה ללא גישה מבחוץ, או כמערכת עם גישה מהאינטרנט?
– האם חשוב לך שאינדקס המסמכים יהיה למשתמש אחד, שניים, חמישה או כל מספר אחר?
– האם אתה רוצה לנהל את תיקיות המסמכים בכמה רמות?
– האם תרצה יכולות עריכה מתקדמות?
– האם תרצה לקבוע היכן לאכסן את הקבצים?
– האם צריך מעקב אחר הקבצים והתיקיות? והאם תרצה יכולת גיבוי מובנית במערכת?
– האם תרצה לשלב מערכת הודעות פנימית ומערכת דוא"ל חיצונית?
– כיצד תרצה שהמערכת תיראה?
– האם יש צורך ביכולות חיפוש בתוך הקבצים או שחיפוש בשמות הקבצים מספיק?
– האם אתה רוצה לתת הרשאות למשתמשי המערכת? ואם כן, מה הרמה הטכנולוגית של המשתמשים?
– האם יש צורך במנהל מערכות מידע לסיוע בתפעול המערכת או שיש צורך בתמיכה של הספק?
– האם אתה רוצה תמיכה בקבצי PDF? האם אתה זקוק ליכולת זיהוי טקסט (OCR)?
– האם למערכת המוצעת יש ממשק משתמש ידידותי לסביבה או ממשק קטסטרופאלי?
– האם אתה מעוניין לשתף את הקבצים בין כל משתמשי הארגון או שאתה רוצה להגביל למשתמשים מסוימים?
– האם אתה רוצה שחלק מהמשתמשים יוכל רק לצפות במסמכים, חלק יוכל לעדכן וחלק ללא כל גישה?
– האם חשוב לך שגרסאות ישנות של מסמכים שעברו שינוי על ידי משתמש זה או אחר יישארו לתיעוד או יימחקו?
– האם יש צורך בכניסה מאובטחת SSL למערכת או שניתן להסתפק באבטחה רגילה?
– כמה קבצים יש לכם בארגון והאם מערכת ניהול המסמכים תומכת בכמות זו? האם יש לה אופציה להגדלת כמות המסמכים?
– מה התקציב של הארגון?
– האם יש לך כבר מערכת ניהול מסמכים ואתה רוצה להעביר את המסמכים למערכת אחרת?
– האם המערכת צריכה להתממשק עם ERP?

לפרטים על תוכנה לניהול מסמכים חייג 054-5880060