במשך שנים, עסקים רבים העריכו כי בלתי אפשרי ליישם מערכת ניהול מסמכים שאינה דורשת התערבות ידנית כלשהי. מסתבר שכאשר מבצעים סריקת מסמכים ומשלבים אותם בתוכנה לניהול מסמכים, ניתן לקבל זיהוי אוטומטי של נתוני המסמך עם מינימום הקלדת נתונים ידנית. התוכנה לוכדת את הנתונים הרלוונטיים מהמסמך ומנתבת אותו לתיקיה המתאימה באופן אוטומטי. לדוגמה, שדות בחשבונית כגון תאריך, מספר החשבונית, מספר הזמנה, מספר הפריטים וכן הלאה, מזוהים באמצעות רכיב OCR בזמן סריקת המסמך והקלדת הנתונים נחסכת.
לעבודה עם תוכנת ניהול מסמכים יש יתרונות רבים. אם נמדוד כמה זמן משקיעים העובדים בסריקת המסמכים מידי יום ומקלידים ידנית את נתוני המסמכים למערכת, נגלה שניתן לחסוך עשרות שעות עבודה מידי חודש ולנצל אותם למטרות אחרות במשרד. עבודה עם תוכנת ניהול מסמכים מייעלת את המרת מסמכי הנייר לקבצים דיגיטליים (ושילובם עם מסמכים דיגיטליים שיוצרו במחשבי הארגון) ומייצרת זמן פנוי לטובת משימות אחרות.
היתרונות בעבודה עם תוכנת ניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי):
סריקת מסמכים ולכידת מידע רלוונטי ממסמכים מודפסים
לכידה של מסמכים אלקטרוניים (כולל הודעות דוא"ל) ושילובם במערכת
חיסכון זמן באינדוקס המידע שנסרק למערכת
חיסכון זמן בשליפת ואחזור המסמכים הנדרשים בשעת הצורך
שילוב עם מגוון התקני חומרה ומערכות תוכנה (כולל אופיס)
בעבר, מערכות ניהול מסמכים פעלו בעיקר בארגונים גדולים העובדים עם כמויות גדולות של מסמכים. כיום, בעקבות ההכרה ביתרונות העצומים בעבודה עם תוכנות לניהול מסמכים, גם ארגונים ועסקים קטנים הצטרפו לחגיגה. היכולת להזין מידע מדויק ולשלוף אותו בזמן קצר, חשובה לכל ארגון ועסק, ולא משנה גודלו. האפשרות לקבל החלטות במהירות בהסתמך על שליפה מהירה של מסמכים מהמערכת מהווה יתרון על ארגונים העושים זאת באופן ידני ואיטי.
הזמן מוכיח כי כל עסק או ארגון העובד עם כמויות רבות של מסמכים צריך פתרון למשרד ללא נייר. פתרון דיגיטלי שיעשה את העבודה במהירות ויעילות. רק לפני עשר שנים, תוכנות ניהול מסמכים היו יקרות ומורכבות ונפוצות, אך כיום הן הרבה יותר קלות לשימוש, ידידותיות, נגישות וזולות, עם גישה מרחוק, יכולת גיבוי נתונים והתאוששות מאסון.
במאה העשרים ואחת הלקוחות רוצים פתרונות מהירים לבעיות שלהם. ארגון שלא יצעד עם הזרם יישאר מאחור ולקוחותיו יעברו למתחרים המספקים שירות מהיר. עם תוכנת ניהול מסמכים מקצועית, עובדי המשרד הדיגיטלי יכולים להתמודד במהירות עם אתגרים רבים יותר ולסייע בהצלחתו של העסק.
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060