סריקת מסמכים-ניהול מסמכים-שירותי סריקה-לשכת שרות לסריקה-סריקת ארכיון מסמכים-סריקה

כל ארגון חברה ועסק שומרים מסמכים פיננסיים ומשפטיים בהתאם לדרישות החוק. מעבר לכך הם שומרים מסמכים טכניים, מסמכי כוח אדם ומסמכים נוספים ומגוונים הנשלפים מידי פעם לשימושי פנים וחוץ. כיוון שארגונים מאבדים מידע יקר ערך בכל חודש כתוצאה משמירה לקויה, חובה עליהם להסתכל קדימה ולחשוב על דרכים לניהול מסמכים שיצמצם את הנזק וידאג לגיבוי בשעת צרה.

אחת הבעיות הקריטיות בניהול המשרד המודרני היא חוסר היכולת לאתר מסמך מקור שתויק בקלסרים. הכמויות הגדולות של מסמכים הנכנסים מידי יום לארגון ומועברים לתיוק, חושפים את הבטן הרכה של ניהול המשרד – מסמכים עוברים לערימת התיוק מבלי שנסרקו. רק סריקת המסמכים מיד עם כניסתם למשרד ועבודה עם תוכנה לניהול מסמכים בשיטת ה"משרד ללא נייר", תחסוך תקלות לארגון ותאפשר סביבה יעילה וחסרת נייר.

כיוון שעל כל ארגון חלה חובת שמירת המסמכים (מטעמי רגולציה ואבטחת מידע), על ההנהלה להנחיל נהלים קפדניים של שימור ושליפת מסמכים בעת הצורך כדי למנוע מקרים של אבדן מסמך. חוסר הנחיות גורם לכאוס והפסד זמן וכסף לארגון. אם הייתה הנחיה לעובדים לסרוק כל מסמך הנכנס לארגון, לתת לו שם, לשלוח את הקובץ הסרוק לתיקיה ייחודית ולתייק את מסמך המקור תוך 24 שעות בקלסר בו עליו להיות, סביר להניח שלא תהיינה תקלות באיתורו בשעת הצורך.

אך לא די בהנחיות הנוגעות לסריקת מסמכים הנכנסים למשרד ויש צורך בהנחיה ברורה לגבי חובת ההחזרה של מסמך שנשלף ממקום אחסונו. קורה לא פעם שמסמכים אינם מוחזרים למקומם ובפעם הבאה שהם יידרשו הם לא יימצאו. מיותר לציין שמסמכים סודיים שאינם אמורים להיות מתויקים בקלסרי הארגון חייבים לעבור לעמדת הגריסה לצורך השמדה. לתפיסתנו, הגריסה הטובה והבטוחה ביותר היא גריסת המסמכים לפתיתים קטנטנים בתקן בו פועל משרד הביטחון (DIN4).

להצעת מחיר חייגו 054-5880060

או במייל contact@scanbook.co.il.