סריקת מסמכים-שירות לסריקת מסמכים-סריקת ספרים-פתרונות לסריקת מסמכים-סריקת נייר
כאשר שוקלים לבצע פרויקט סריקה בעזרת חברה לסריקת מסמכים, יש מספר גורמים שישפיע על הצלחתו או כשלונו של הפרוייקט. השאיפה להעביר את המשרד או הארגון לעבודה בסביבה נטולת נייר יכולה לצאת מהכוח אל הפועל רק אם נעשה תכנון נכון של התהליך.
סריקת מסמכים מוצלחת מתחילה בהגדרת המטרות. כדי שתוכלו להשיג את היעד מפרויקט סריקה וניהול מסמכים אתם מוזמנים לקרוא את סדרת הפעולות שתוביל אתכם צעד אחר צעד וליישם בארגון סביבה אמיתית של "משרד ללא נייר" ועבודה עם תוכנה לניהול מסמכים.
למה זה כדאי?
סריקת מסמכים מספקת יתרונות רבים למשרד עמוס בנייר והמטרה העיקרית לצמצום כמות הנייר והמסמכים עשויה להיות שונה עבור כל ארגון או מחלקה בארגון. לשם כך חשוב להבין מראש איזו תועלת תופק מכך, באיזה מחיר, ותוך כמה זמן תוחזר ההשקעה. היתרונות המוחשיים במעבר לעבודה עם תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת להגדיר מטרות שונות:
1. חיסכון בשטח – השטח במשרד מהווה את אחת ההוצאות הקבועות הגבוהות בארגון. במקום להשתמש בשטחי משרד יקרים לאחסון מסמכים וקלסרים עדיף לבצע סריקת מסמכים לקבצים דיגיטליים שיאוחסנו בדיסקים קשיחים שעלותם זולה. ארגון שעובד בשטחי משרד קטנים וההוצאות שלו נמוכות, יכול להציע את שירותיו במחירים זולים יותר ולהיות אטרקטיבי וריווחי יותר מהמתחרים. עד כמה חשוב לארגון שלכם לחסוך בהוצאות השכירות?
2. חיפוש, שליפה ואחזור מסמכים – העבודה עם תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת חיפוש מהיר מאוד של מסמכים מכל סוג. ככל שהמסמך יאותר במהירות רבה יותר, החיסכון הכספי במרכיב שכר העבודה יגדל. אם תחסכו שעה ביום על כל עובד, תגלו שחסכתם 10-20 אחוז בהוצאות שכר העובדים מידי חודש. הנוחות והמהירות בשליפת מסמכים באה לידי ביטוי בהעדפת הלקוח. לקוחות רוצים שירות מהיר ויעיל ומעדיפים לעבוד עם ארגונים זריזים. האם תרצו להיות תחרותיים או ששביעות רצון הלקוחות אינה מעניינת אתכם?
3. התאוששות מאסון – תארו לעצמכם שמחר בבוקר כל מסמכי הנייר של הארגון (מסמכים מקוריים ללא עותקים) היו נפגעים עקב שריפה, שיטפון, גניבה, פריצה, רעידת אדמה או פיגוע. מה הייתם עושים? אובדן כזה גורם לנזק בלתי הפיך לכל עסק וארגון, בדיוק כפי שקרה באסון התאומים בארה"ב. הפגיעה בעסק או במוניטין שלו עלולים להיות גדולים עד כדי חיסולו. כמה חשובה לכם שרידותו של הארגון?
4. רגולציה – המדינה מגדירה חוקים ותקנות בעבודה עם מסמכים. ארגונים המשויכים לסקטורים מסוימים מחויבים בעמידה בתקנות לשמירה על מסמכים. האם כדאי לארגון שלכם להיות חשוף לסיכון בגלל שלא ביצעתם סריקת מסמכים?
5. עבודה משותפת במסמכי הארגון – חלק גדול מהמידע הארגוני צריך להיות נגיש למספר עובדים בו זמנית. היכולת לשתף מסמכים דיגיטליים בין גורמים פנימיים (ולעיתים גם חיצוניים) מהווה יתרון רב וחשוב. במערכת ניהול מסמכים ניתן לתת הרשאות צפייה, עריכה, שיתוף וכדומה לכל משתמש בנפרד. האם חשובה לכם היכולת לבצע שיתוף מסמכים במערכת התוכנה הארגונית?
6. אבטחת מידע משופרת – ליבו של כל ארגון הוא המידע העסקי שלו. חלק גדול מהמידע הארגוני הוא מידע מודפס וחלקו חשוף לעיני העובדים במהלך היום. כאשר מבצעים סריקת מסמכים בדיסקרטיות (ומקפידים לבצע גריסת מסמכים כדי למנוע ריגול תעשייתי) מצמצמים את אפשרויות החשיפה של המסמכים לזרים. כשמגדירים הרשאות צפייה לכל משתמש ניתן לחסום גישה של מקורות העלולים להביא לזליגת המסמכים החוצה. האם קיימת דרישה לבקרת גישה למסמכים סודיים בארגון?
7. הקטנת עלויות האחסון בבתי ארכיב – לאחסון מסמכים בבתי גניזה וארכיב יש מחיר שנתי קבוע. מסמכים רבים ניתן לסרוק ולגרוס ללא צורך באחסון. האם בדקתם שגישה פנים ארגונית למסמכים הדיגיטליים תהיה זולה יותר? האם בדקתם כמה פעמים בשנה הארגון נדרש לאחזור מסמכים מבית הארכיב?
8. תזרים מזומנים משופר – מחלקות הכספים והנהלת החשבונות הן בדרך כלל המשתמשות העיקריות בתוכנה לניהול מסמכים. היכולת לשלוף במהירות מסמכים כגון חשבוניות, הזמנות, תעודות משלוח וכדומה, מהווה יתרון וחסכון בעלויות. בדקתם האם יש להם צורך בשליפה מהירה של מסמכי ספקים? האם הם נדרשים מידי פעם לאתר תעודות משלוח חתומות לאישור קבלת המוצר על ידי הלקוח?
לאחר שקראתם שורות אלה אני מקווה שנחשפתם ליתרונות מוחשיים לעבודה עם תוכנת ניהול מסמכים וסביבה דיגיטלית. חלק מהיתרונות במשרד ללא נייר הם שיפור התהליכים העסקיים, יתרון תחרותי על פני המתחרים, שביעות רצון לקוח משופרת, פיתוח מטריצה פשוטה לזיהוי דרישות לקוחות וספקים. כדאי, לא?
