סריקת מסמכים הוא הצעד הראשון שכל ארגון צריך לבצע כדי להתקדם לעולם הדיגיטלי. בעידן שבו מידע הוא נכס, ארגונים, עסקים ומוסדות מחפשים פתרונות חכמים לניהול מסמכים, אחזור מידע, ואבטחת נתונים. שירותי סקאנבוק מאפשרים להפוך ניירת פיזית לקבצים דיגיטליים נגישים, מאובטחים ומסודרים לפי עץ ארגוני.

יתרונות סריקת מסמכים וסקאנבוק לעסקים

שירותי סריקת מסמכים וסקאנבוק ממוחשב מעניקים יתרונות רבים לעסקים בכל סדר גודל. מעבר לדיגיטל חוסך מקום, זמן, ומשאבים. במקום ארגזים עמוסים בניירת, כל מסמך נשמר כקובץ דיגיטלי עם אפשרות חיפוש, גיבוי, ושיתוף.

סקאנבוק מציעה סריקה חכמה עם סורקים מתקדמים, קידוד לפי מחלקות, המרת הקבצים ל PDF SEARCHABLE. עסקים קטנים ובינוניים נהנים מהפחתת עלויות תיוק, אחסון, ורכישת ציוד משרדי.

המעבר לסקאנבוק מאפשר גם ניהול מסמכים היסטוריים, סריקה שוטפת, ושמירה על המשכיות עסקית. ניתן לבצע סריקה באתר הלקוח או לשלוח את החומר לסקאנבוק לצורך עיבוד מקצועי. לקריאה נוספת על סריקת מסמכים במוסדות ציבוריים, בקרו באתר הספרייה הלאומית בירושלים.

שילוב סריקה בתהליכי עבודה קיימים

אבטחת מידע היא מרכיב קריטי בכל תהליך סריקת מסמכים. סקאנבוק מבצעת סריקה מאובטחת תוך שימוש בתוכנות OCR מתקדמות, המאפשרות חיפוש מדויק במסמכים סרוקים. כל משתמש מקבל ממחלקת IT גישה לפי הרשאה, מה שמונע חשיפה לא רצויה של מידע רגיש.

הטמעת סריקת מסמכים בתהליכי עבודה קיימים היא פעולה פשוטה עם סקאנבוק. החברה מציעה שירותי סריקה באתר הלקוח, כולל מחשבים ניידים וסורקים מקצועיים.

המסמכים עוברים מיון, סריקה, קידוד, והמרה לקבצי PDF עם יכולת חיפוש. לאחר מכן, הם מוטמעים במערכת ניהול מסמכים לפי עץ ארגוני. סקאנבוק מאפשרת גם גריסה דיסקרטית של חומר פיזי לאחר הסריקה, בהתאם להנחיות הלקוח.

התאמה אישית של פתרונות סריקת מסמכים וסקאנבוק לפי צרכי הלקוח

אחד היתרונות הבולטים של סריקת מסמכים הוא היכולת להתאים את השירות לצרכים הספציפיים של כל ארגון. לא מדובר בשירות מדף, אלא בפתרון מותאם אישית שמתחיל באפיון מדויק של מבנה הארגון, סוגי המסמכים, תדירות השימוש, רמות הסיווג, והעדפות הגישה.

סקאנבוק מציעה תהליך מובנה הכולל פגישת ייעוץ, סקר צרכים, והצעת פתרון מותאם. לדוגמה, משרד עורכי דין יזדקק לסריקה באיכות גבוהה במיוחד, עם יכולת OCR מתקדמת לזיהוי טקסטים משפטיים, בעוד שמוסד חינוכי יעדיף סריקה לפי מחלקות ותלמידים.

הסריקה מאפשרת הגדרת שדות קידוד גמישים כך שניתן לאחזר כל מסמך בקלות, גם שנים לאחר הסריקה. ניתן לשלב את הקבצים עם תוכנות קיימות כמו SAP, Priority או מערכות CRM.

סריקת מסמכים וסקאנבוק כמענה לדרישות רגולציה וציות

במגזרים רבים, רגולציה מחייבת שמירה על מסמכים לתקופות ארוכות, תוך הקפדה על אבטחת מידע, שלמות נתונים, ונגישות. סריקת מסמכים וסקאנבוק ממוחשב מספקים מענה מושלם לדרישות אלו.

למשל, בתחום הבריאות, יש לשמור תיקים רפואיים למשך שנים רבות. סקאנבוק מאפשרת סריקה מאובטחת, עם הצפנה, גיבוי, ומידור גישה לפי תפקיד. בתחום הפיננסי, רגולציות כמו חוק הגנת הפרטיות מחייבות שמירה קפדנית על מסמכים רגישים.

גם במגזר הציבורי קיימת דרישה לרישום, תיעוד ושמירה של מסמכים לפי נהלים. הנחיות ממשלת ישראל מפרטות את הדרישות, וסקאנבוק מספקת פתרונות תואמים. באמצעות סריקה חכמה, תיוק לפי קטגוריות ניתן לעמוד בדרישות בקלות וביעילות.

שילוב סריקת מסמכים וסקאנבוק בתהליכי טרנספורמציה דיגיטלית

טרנספורמציה דיגיטלית היא יעד אסטרטגי של ארגונים רבים. סריקת מסמכים וסקאנבוק ממוחשב מהווים שלב קריטי בתהליך זה. המעבר לניהול מסמכים דיגיטלי מאפשר לארגון לפעול מהר יותר, לחסוך משאבים, ולשפר את חוויית הלקוח.

הקבצים הסרוקים משתלבת עם מערכות קיימות, ומאפשרת אוטומציה של תהליכים כמו אישור חשבוניות, ניהול חוזים, ותיעוד פגישות. באמצעות שילוב עם מערכות ERP, ניתן להגדיר זרימות עבודה חכמות, התראות, ואינטגרציה עם מערכות BI.

סריקת מסמכים וסקאנבוק ממוחשב אינם רק פתרון טכני – הם מנוע לצמיחה עסקית. כאשר כל המידע הארגוני נגיש, מאובטח, ומסודר – ההחלטות מתקבלות מהר יותר, השירות משתפר, והלקוחות מרוצים יותר. עסקים שעברו לסקאנבוק מדווחים על ירידה של עד 50% בהוצאות תפעוליות, שיפור בזמני תגובה, והפחתת טעויות אנוש.

היכולת לאחזר מסמכים בלחיצת כפתור, לשתף מידע בין צוותים, ולבצע בקרה על תהליכים – יוצרת יתרון תחרותי. בנוסף, סקאנבוק מאפשרת לארגונים להיערך לעתיד – עם פתרונות גמישים, מתקדמים, וניתנים להרחבה.

להזמנת שירותי סריקה חייגו 054-5880060