ניהול מסמכים דיגיטלי חוסך לארגון זמן, מקום וכסף ויש לו השפעה חיובית על הסביבה. עובדים "מבלים" בממוצע כמעט 20% מזמנם בחיפוש אחר מידע הנמצא בהודעות דואר אלקטרוני, מסמכים, פקסים, קלסרים, דיסקים וארונות תיוק. מנהלים "מבלים" בממוצע שבועיים בשנה בחיפוש או המתנה למסמכים שתויקו במקום הלא נכון או מסמכים שנעלמו. סקאנבוק מסירה מהארגון את כאב הראש הכרוך באיתור מסמכים. אין צורך לדאוג לגבי מסמכים שתויקו במקום הלא מתאים (או אבדו, נגנבו, נפגעו והושמדו). ברגע שבוצעה סריקת מסמכים לשרת המאובטח והמגובה ותויקו בתיקייה הספציפית המתאימה, אתה יכול להיות רגוע.
כאשר מחפשים רעיונות לצמצום העלויות בעסק, אחד המקומות הראשונים השווים בדיקה הוא שטחי משרד מבוזבזים. משרדים רבים מתמלאים בקלסרים התופסים ארונות ומדפים רבים. למעשה המקום שתופסים המסמכים במשרד שווה ערך לשכר דירה המשולם עבור אחסון. כיוון שמסמכים אינם מתמעטיםבדרך כלל אלא רק מתרבים עם הזמן, עלויות האחסון שלהם במשרד (במקום לסרוק אותם או לאחסנם בבית ארכיב) רק גדלות.
המיקוד שלנו הוא לסרוק מסמכים ולהפוך אותם לקבצים דיגיטליים כך שיוכלו לחסוך כסף רב המבוזבז על תהליכים ידניים יקרים הקשורים לאחסון המסמכים. וכשמדברים על מסמכים הכוונה היא לטפסים, הזמנות, הצעות מחיר, תכתובות עם לקוחות וספקים, חשבוניות, תעודות משלוח, תיעוד טכני, מסמכי כוח אדם, מסמכי שכר וכיוצא בזה.
דבר אחד משותף לכל התהליכים העסקיים – אם הם מבוססי נייר הם בדרך כלל איטיים, צורכים משאבי כוח אדם ודורשים שטח אחסון משמעותי. תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת לארגון לייעל את ההליכים ולחסוך עלויות עובדים ושכר דירה. מכיוון שהם קריטיים לתפעול הארגון יש להם השפעה כוללת על היעילות, איכות השירות, תחרותיות ורווחיות. ההצעה שלנו היא לעבור לעבוד במתכונת "משרד ללא נייר". סקאנבוק סורקת את המסמכים, מייצרת מהם קבצי PDF עם שמות ייחודיים ומשלבת אותם בתוכנה לניהול מסמכים.
היתרונות בעבודה במתכונת "משרד ללא נייר":
הקטנה משמעותית של עלויות התהליכים לתיעוד נייר
שיפור זמן העיבוד ולמאפשר למסמכים להיות זמינים במהירות רבה
יכולת לעבודה מרחוק ושיתוף פעולה בין משרדים ואנשים המפוזרים גיאוגרפית
שיפור פרודוקטיביות העובדים
הקטנת הטעויות והכשלים בטיפול במסמכים והעלויות הנובעות מכך
הפחתת כמות העובדים הנדרשים להפעלת תהליכים עסקיים מסויימים
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060