סוד גלוי הוא שלטכנולוגיה תפקיד חשוב בפרקטיקה. משרד תל אביבי קטן לעריכת דין פועל כבר שנים, אך למרות מאמצים גדולים שעשה בשיווק, לא הצליח להתפתח באופן משמעותי. בעל המשרד בדק ומצא שטכנולוגיה מתקדמת עשויה לאפשר למשרד להציג ערך מוסף ללקוחות.

סקר שעשה בקרב הפונים אליו העלה שורה של נקודות חשובות ללקוח. בכל הקשור לטיפול במסמכים הוא גילה ששמירת סודיות ומהירות הגישה למסמכי הלקוחות חשובים מאוד למשתתפים בסקר. הוא בדק את הטיפול העכשווי במשרד ונוכח לדעת שמשך האיתור של מסמכים, גוזל מהעובדים זמן רב, אבל גרוע מכך, מסמכים מסוימים שהוצאו ממקומם לא חזרו לקלסר הנכון וזמן רב הושקע באיתורם.

בדיקת עלויות ואפיון הצרכים יצרו מסמך עבודה מפורט עם מחירים ואבני דרך לביצוע. במשרד הותקנה תוכנה לניהול מסמכים ונבנתה תחנת סריקה שאובזרה בסורק קודאק חדיש. כל המסמכים ההיסטוריים נסרקו ותויקו בשרת עם הרשאות גישה וצפייה פרטניות לכל עובד. הוחלט שכל מסמך שנכנס למשרד ייסרק ויתויק אוטומטית בתיקיה המתאימה.

מסמכים דיגיטליים שיוצרו או התקבלו במחשב (קבצי אופיס, פקסים, דוא"ל, תמונות ועוד) יתויקו בתיקיות משנה תחת התיקיה הראשית של הלקוח. מיותר לציין שהמעבר למשרד ללא נייר הפך את העבודה למהירה, בטוחה ואטרקטיבית יותר עבור הלקוחות.

הפתרון של משרד ללא נייר מסייע לארגון להיות יעיל ואפקטיבי ומאפשר שיתוף של מסמכים ונתונים בין העובדים, מבלי שיהיה צורך במסמכי המקור . אם הארגון פועל ממספר סניפים בכמה אתרים גיאוגרפיים מרוחקים, לכל עובד שקיבל הרשאת גישה יש יכולת לצפות במסמך בכל רגע נתון.

סקאנבוק מספקת פתרונות משרד ללא נייר, כאשר הלקוחות יכולים לקבל גם שירותים חלקיים (סריקה בלבד ללא התקנת תוכנת ניהול מסמכים, המרת קבצי PDF לוורד / אקסל, גריסת נייר לפתיתים). להלן רשימת השירותים שלנו:

– שינוע מסמכים מאתר הלקוח
– שירותי סריקת מסמכים / ספרים / חוברות
– המרת קבצי PDF לפורמטים ברי עריכה כגון וורד ואקסל
– סריקת מסמכים באתר הלקוח
– תוכנה לניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי
– גריסת מסמכים מאובטחת
– שיווק סורקי מסמכים מקצועיים

אנו עובדים עם סורקי מסמכים מקצועיים מתוצרת קודאק ופוג'יטסו ונעזרים בתוכנות ניהול מסמכים, סריקה ו-OCR המתקדמות ביותר בשוק. בכל הפרויקטים אנחנו מפעילים חיישן חיווי ההזנה הכפולה למניעת כניסה של דפים כפולים לסורק (בנוסף להשגחה האנושית הצמודה מול הסורק) , וכחלק מבקרת האיכות אנחנו מבצעים בדיקה של הקובץ הנסרק והתאמתו למקור. בתום הסריקה הקבצים מסופקים ללקוח על דיסק און קי, או באמצעות אתרים להעברת קבצים.

לסיכום, סקאנבוק יכולה לספק פתרון מצוין לארגון שלך כדי לעבור למשרד ללא נייר בקלי קלות.

להזמנת שירותי סריקה

חייגו עכשיו 054-588-0060